Trước tác động của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, độ phức tạp ngày càng cao của nghiệp vụ lưu trữ, sự phát triển của khoa học và công nghệ, cũng như những thay đổi về địa chính trị đã dẫn tới việc ngày càng có nhiều quốc gia ban hành hoặc sửa đổi Luật Lưu trữ. Theo công bố của Tiểu ban pháp luật Hội đồng Lưu trữ quốc tế, đến nay đã có khoảng 120 quốc gia ban hành luật pháp về lưu trữ.
Trên thế giới, việc ban hành Luật Lưu trữ thể hiện sự quan tâm, nhận thức của Chính phủ và xã hội về tầm quan trọng đối với việc bảo vệ di sản tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là tài sản quý giá của mỗi quốc gia, là một bộ phận quan trọng của di sản văn hoá và tài nguyên thông tin.
Việc tạo điều kiện cho công chúng tiếp cận tài liệu lưu trữ là sứ mệnh của ngành Lưu trữ, là một phần quan trọng của hệ thống dân chủ hiện đại, đồng thời thể hiện tính minh bạch, công khai, tinh thần trách nhiệm của Chính phủ.
Trước đây chỉ coi tài liệu lưu trữ có giá trị đơn thuần về mặt lịch sử, nay xã hội đã nhìn nhận vai trò của lưu trữ đối với hiệu quả quản lý hành chính và là tiêu chí để đánh giá sự phát triển của nền công vụ.
Luật Lưu trữ nhiều nước được ban hành và sửa đổi cùng với các biện pháp nằm trong Chương trình cải cách hành chính và Chương trình chuyển đổi số của Chính phủ...
Về tên gọi và nguyên tắc quản lý
Về tên gọi, trên thế giới có nhiều cách gọi khác nhau về Luật Lưu trữ.
Luật Lưu trữ công của Cộng hòa Séc, quy định nhà nước có thể sưu tập, tiếp nhận và bảo quản các giấy tờ có nguồn gốc từ tư nhân, các hiệp hội, tổ chức… Lưu trữ Doanh nghiệp Quốc gia là lưu trữ nhà nước có liên quan đến lịch sử về kinh tế; có thể sưu tầm, tiếp nhận và bảo quản các giấy tờ có tầm quan trọng đặc biệt cho nghiên cứu từ các tổ chức và cộng đồng các doanh nghiệp. Nơi nào có tài sản mà nhà nước được thừa kế gồm tài liệu lưu trữ cá nhân và giấy tờ tư nhân thì tài liệu lưu trữ cá nhân và giấy tờ này phải được chuyển giao đến Lưu trữ nhà nước.
Luật về Cục Di sản văn hóa là cơ quan quản lý về lưu trữ như: Singapore, Bồ Đào Nha. Luật Lưu trữ Pháp 1979, sửa đổi bổ sung năm 2012; Luật về bảo vệ, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ của Liên bang Áo, Jamaica, Na Uy, Thụy Điển, Phần Lan... trong đó đề cập đến công tác lưu trữ bao gồm cả hệ thống quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Luật về công tác lưu trữ ở Liên bang Nga quy định thành phần Phông lưu trữ quốc gia bao gồm cả tài liệu lưu trữ cá nhân không phụ thuộc vào nguồn gốc xuất xứ, thời gian hình thành, phương thức chế tác, vật mang tin, hình thức sở hữu và nơi bảo quản, trong đó bao gồm văn bản pháp lý, tài liệu quản lý, tài liệu về kết quả nghiên cứu khoa học… và cả bản thảo, bản nháp, thư từ, hồi ký, bản vẽ… Luật này quy định việc chuyển giao tài liệu lưu trữ cá nhân vào bảo quản nhà nước phải được thực hiện trên cơ sở xác định giá trị tài liệu với cơ quan lưu trữ nhà nước, thư viện, bảo tàng hay các tổ chức thuộc Viện Hàn lâm khoa học Nga.
Lưu trữ như là một bộ phận di sản được đề cập trong Luật Di sản văn hóa hoặc Di sản lịch sử như: Cộng hòa Serbi, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Braxin…
Mặc dù có tên gọi khác nhau, nhưng Luật của các nước về lĩnh vực lưu trữ đều có đối tượng điều chỉnh là những vấn đề cơ bản trong quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Nguyên tắc quản lý
Điều 5 và Điều 6 Luật Lưu trữ nước Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa quy định: Công tác lưu trữ được thực hiện theo nguyên tắc lãnh đạo thống nhất, quản lý phân cấp, duy trì tính hoàn chỉnh và an toàn của tài liệu lưu trữ, tiện cho việc sử dụng trên các phương diện của xã hội. Cơ quan quản lý Lưu trữ nhà nước trực tiếp quản lý công tác lưu trữ trên toàn quốc, xây dựng kế hoạch, tổ chức phù hợp, thống nhất chế độ, đôn đốc, giám sát và chỉ đạo đối với công tác lưu trữ trên toàn quốc.
Điều 4 Luật Lưu trữ Liên bang Nga quy định “Quyền hạn của Liên bang Nga trong lĩnh vực lưu trữ bao gồm: nghiên cứu xây dựng và thực hiện chính sách nhà nước thống nhất 8 trong lĩnh vực lưu trữ; quy định các quy tắc thống nhất trong việc tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Liên bang Nga và các tài liệu lưu trữ khác, đồng thời kiểm tra việc thực hiện các quy tắc này”.
Luật của Hàn Quốc, tại Điều 5 quy định về nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ: Thủ trưởng các cơ quan công và người đứng đầu cơ quan lưu trữ phải quản lý tài liệu lưu trữ nhằm bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn, độ tin cậy và tính năng khai thác sử dụng của tài liệu lưu trữ trong suốt vòng đời của tài liệu kể từ khi được tạo lập đến khi tổ chức sử dụng tài liệu.
Tài liệu lưu trữ điện tử
Theo quy định tại Chương 29 Bộ Luật Hoa Kỳ về trách nhiệm của Giám đốc Lưu trữ Quốc gia Mỹ về quản lý tài liệu và việc thành lập các trung tâm tài liệu và các dịch vụ số hóa hoặc vi phim (Điều 2907): Người đứng đầu Cơ quan Lưu trữ Quốc gia sẽ ban hành các quy định yêu cầu tất cả các cơ quan Liên bang chuyển tất cả tài liệu điện tử hoặc kỹ thuật số đến Cơ quan Lưu trữ Quốc gia Mỹ dưới dạng kỹ thuật số hoặc điện tử ở mức độ lớn nhất có thể; người đứng đầu Cơ quan Lưu trữ Quốc gia có thể thành lập, duy trì và vận hành các trung tâm tài liệu và các hoạt động dịch vụ số hóa hoặc vi phim tập trung cho các cơ quan Liên bang... Chuyển một bản sao hoàn chỉnh của tài liệu đến tài khoản nhắn tin điện tử chính thức của viên chức hoặc nhân viên trong vòng 20 ngày sau khi tạo ra hoặc truyền tài liệu gốc.
Điều 20 Luật Quản lý tài liệu lưu trữ công của Hàn Quốc quy định về quản lý tài liệu điện tử: Để quản lý, lưu trữ có hệ thống và an toàn các tài liệu thông tin đã được ghi chép, quản lý theo hệ thống trên máy tính, thủ trưởng cơ quan quản lý, lưu trữ trung ương phải thành lập, vận hành hệ thống quản lý tài liệu điện tử bao gồm: Các vấn đề liên quan đến hệ thống số liệu để duy trì tính chân thực của tài liệu điện tử; các vấn đề liên quan đến việc bảo quản, sử dụng các ghi chép chứng nhận như chữ ký hành chính điện tử...; để quản lý, lưu trữ các tài liệu không được ghi chép bằng điện tử theo cách điện tử thì các vấn đề khác cần thiết đều phải theo lệnh Tổng thống.
Luật Lưu trữ đã đề cập đến tài liệu lưu trữ điện tử trong cùng một khái niệm với “tài liệu lưu trữ” nói chung “tài liệu lưu trữ” bao gồm sổ sách, bản đồ, sơ đồ, bản vẽ, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu, phim, ảnh, microfilm và các tài liệu vi phim khác, tài liệu ghi âm, tài liệu ảnh, băng từ, đĩa từ, đĩa quang hoặc băng video, các loại tài liệu đọc bằng máy khác hoặc các tư liệu, tài liệu khác được sản sinh hay được tiếp nhận trong quá trình hoạt động của một cơ quan. Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử không được giải thích riêng. Tài liệu lưu trữ điện tử cũng được áp dụng những nguyên tắc như đối với tài liệu lưu trữ giấy.
Quản lý tài liệu lưu trữ tư
Luật Lưu trữ các nước quy định khá đầy đủ đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ tư. Việc giải thích thuật ngữ, phạm vi tài liệu lưu trữ tư, quyền sở hữu, quyền chuyển nhượng, tặng cho, ký gửi, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tư… là những nội dung được quy định trong Luật Lưu trữ điển hình ở một số nước. |
Tại Hoa Kỳ, Luật hồ sơ tài liệu Tổng thống năm 1978 quy định về quản lý các hồ sơ chính thức của Tổng thống và Phó Tổng thống được tạo ra hoặc nhận được các hồ sơ chính thức của Tổng thống từ sở hữu tư sang sở hữu công; cho phép công chúng được truy cập vào hồ sơ Tổng thống trên cơ sở Đạo luật Tư do Thông tin.
Đối với Canađa, sau khi có ý kiến của Hội đồng Di sản văn hóa, Thư viện và Lưu trữ quốc gia có thể chấp thuận việc bảo quản tài liệu lưu trữ tư trên cơ sở đề nghị của tổ chức, cá nhân và nếu tổ chức, cá nhân đó đáp ứng các điều kiện theo quy định. Thư viện và Lưu trữ Quốc gia có thể chấm dứt hoặc dừng hợp đồng dịch vụ bảo quản tài liệu lưu trữ tư nhân theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân hoặc tổ chức, cá nhân đó không tuân thủ các điều kiện theo quy định của Thư viện và Lưu trữ Quốc gia.
Về thời hạn khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tư, trong trường hợp hai bên không thỏa thuận về thời gian được phép khai thác tài liệu thì Thư viện và Lưu trữ Quốc gia hoặc cơ quan công nơi bảo quản tài liệu sẽ quy định thời hạn khai thác (100 năm kể từ ngày hình thành tài liệu, 30 năm kể từ ngày đương sự qua đời nếu đó là thông tin cá nhân, hoặc 100 năm kể từ ngày hình thành tài liệu trong trường hợp thông tin có liên quan đến sức khỏe của cá nhân đó). Cá nhân có tài liệu ký gửi được phép khai thác hoặc ủy quyền cho người khác khai thác tài liệu cá nhân của mình.
Tại Liên bang Nga, Luật Lưu trữ quy định việc xếp loại tài liệu thuộc sở hữu cá nhân vào thành phần Phông lưu trữ Liên bang Nga đuợc tiến hành trên cơ sở xác định giá trị tài liệu và làm thành thoả thuận được ký kết giữa chủ sở hữu hoặc chủ nhân và lưu trữ nhà nước hoặc lưu trữ thị chính (cơ quan tự quản địa phương thị trấn, thị xã, thành phố), bảo tàng, thư viện hoặc một tổ chức của Viện Hàn lâm khoa học Nga. Trong thoả thuận nêu rõ trách nhiệm của chủ sở hữu hoặc chủ nhân tài liệu đối với việc bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Liên bang Nga.
Tài liệu Phông Lưu trữ Liên bang Nga thuộc sở hữu tư nhân được giao nộp vào lưu trữ, bảo tàng, thư viện nhà nước và lưu trữ, bảo tàng, thư viện thị chính, các tổ chức của Viện Hàn lâm Nga trên cơ sở thoả thuận giữa các cơ quan đó với chủ nhân, chủ sở hữu của tài liệu. Các điều kiện cho phép tiếp cận tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu tư nhân, trừ những tài liệu lưu trữ mà việc cho phép tiếp cận do Luật pháp Liên bang Nga quy định, do chủ nhân hoặc chủ sở hữu tài liệu lưu trữ quy định. Việc tiếp cận tài liệu lưu trữ có thể bị hạn chế theo luật pháp Liên bang Nga cũng như theo yêu cầu của chủ sở hữu hoặc chủ nhân tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu tư nhân...
Luật tài liệu lưu trữ của Cộng hòa Pháp năm 2008 quy định, tài liệu lưu trữ tư nhân: tiêu chí phân hạng tài liệu tư nhân, thủ tục phân hạng; quy định trách nhiệm bồi thường khi việc phân hạng đó phát sinh thiệt hại; quy định cấm tiêu hủy, chỉnh sửa tài liệu lưu trữ sau khi được phân hạng, chỉ được hủy tài liệu khi thống kê tình hình ban đầu (chưa phân hạng) và có sự nhất trí của chủ sở hữu tài liệu và cơ quan lưu trữ; cấm mang tài liệu sau khi phân hạng ra nước ngoài.
Luật Lưu trữ Pháp dành riêng một chương (Chương 2) gồm 23 điều quy định về tài liệu lưu trữ tư, trong đó có các nội dung cần lưu ý: Việc công nhận tài liệu lưu trữ tư như tài liệu lưu lịch sử; việc bàn giao, chuyển nhượng tài liệu lưu trữ tư; chủ sở hữu hay người có tài liệu lưu trữ được xác định giá trị là tài liệu lưu trữ lịch sử sẽ bàn giao tài liệu cho nhân viên được ủy quyền hợp pháp tiếp nhận tài liệu theo quy định của Hội đồng Nhà nước thông qua sắc lệnh có hiệu lực...
Việc bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ tư: Không được phép thay đổi hoặc sửa nội dung của tài liệu lưu trữ đã được xác định giá trị là tài liệu lưu trữ lịch sử nếu không được sự cho phép của cơ quan quản lý lưu trữ... Việc sở hữu, khai thác nghiên cứu tài liệu lưu trữ tư: Đối với việc thừa kế quyền sở hữu, phân chia quyền sở hữu, biếu tặng hay di tặng, người thừa kế, người cùng chia, người được tặng hay người nhận di tặng cần phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ.
Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài
Mặc dù có sự khác nhau, nhưng nhìn chung Luật Lưu trữ các nước đều quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài. Chẳng hạn, Luật Lưu trữ Trung Quốc và Liên bang Nga cấm đưa tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, chỉ cho phép mang tài liệu tư nhân và tài liệu lưu trữ công ra nước ngoài dưới dạng bạn sao theo quy định của pháp luật Liên bang; Luật Lưu trữ Pháp chỉ cấm đưa tài liệu đã được xếp hạng ra nước ngoài, còn những tài liệu khác có thể được mang ra nước ngoài dưới dạng bản sao; Luật Lưu trữ Malaysia và Hàn Quốc cho phép mang tài liệu ra nước ngoài khi được cơ quan có thẩm quyền cho phép bằng văn bản.
Liên bang Nga, quy định đối với việc xuất cảnh tài liệu lưu trữ: Nghiêm cấm xuất tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Liên bang Nga ra nước ngoài (cả sở hữu nhà nước và sở hữu tư nhân). Tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu tư nhân có thể được xuất, nhưng phải qua giám định giá trị theo thủ tục.
Đối với việc xuất cảnh các bản sao: Khi mua hoặc nhận được một cách hợp pháp bất kỳ vật mang tin nào đều không bị hạn chế xuất cảnh, trừ bản sao tài liệu lưu trữ thuộc diện hạn chế sử dụng.
Trung Quốc, nghiêm cấm mang hoặc chuyên chở tài liệu lưu trữ hoặc bản sao tài liệu lưu trữ ra khỏi đất nước. Hải quan có trách nhiệm tịch thu và có thể bị phạt tiền người mang. Tài liệu bị tịch thu được giao cho cơ quan quản lý lưu trữ; nếu cấu thành tội phạm sẽ bị điều tra và truy tố theo pháp luật. Nghiêm cấm việc mua bán kiếm lời, cho hoặc tặng tài liệu lưu trữ cho người nước ngoài.
Tại Hàn Quốc quy định, không được phát tán tài liệu ra nước ngoài khi chưa được sự đồng ý bằng văn bản của Giám đốc Lưu trữ Quốc gia.
Nghiên cứu, tham khảo công tác quản lý về lưu trữ của các quốc gia trên thế giới, đặc biệt trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp lần thứ tư và hội nhập quốc tế, rất quan trọng và rất cần thiết cho công tác quản lý nhà nước về lưu trữ của nước ta, nhất là trong quá trình sửa đổi Luật Lưu trữ năm 2011./.
Hà Linh - TC Tổ chức nhà nước
