Tóm tắt: Công chứng được hiểu là việc bảo đảm tính xác thực và hợp pháp của các giao dịch. Sự hình thành của dịch vụ công chứng ở Việt Nam gắn liền với các nỗ lực hoàn thiện chế độ pháp lý về bằng chứng của giao dịch, nghĩa là cũng theo đúng logic hình thành và phát triển công chứng ở các nước. Theo thời gian, hệ thống công chứng Việt Nam dần được hoàn thiện cả về tổ chức và hoạt động, vừa tiệm cận các mô hình công chứng tiên tiến, vừa giữ được bản sắc riêng của công chứng Việt Nam. Tuy nhiên, một loạt các vướng mắc gắn với tính đặc thù của mô hình công chứng Việt Nam cũng được đặt ra đối với người làm luật. Có những vướng mắc kéo dài đến nay vẫn gây khó khăn cho hoạt động công chứng. Để hoàn thiện khung pháp lý theo tiêu chí bảo đảm tính hợp pháp và an toàn của giao dịch cũng như sự an toàn cho công chứng viên, cần tham khảo mô hình công chứng ở các nước tiền tiến, đặc biệt là mô hình công chứng latinh và nhất là mô hình công chứng của Pháp.
Từ khoá: Công chứng, công chứng viên, tính công chính, văn bản công chứng.
Abstract: Notarization is held to ensure the exactitude and the lawfulness of transcation. The development of notarial service in Vietnam results from the efforts of improvement of the legal framework of transaction evidence, like in other countries. The notarial system in Vietnam has been constantly consolidated in terms of organization and operation. However, number of technical problems have negatively affected the development of notary practice. In the perspective of improvement of the legal framework of notarial service, it is indispensable to study the models of notarial service developed in advanced countries, especially the French model.
Keywords:Notarization; notary; authenticity; notarial deed.
Ảnh minh họa - Internet
1. Nhận diện thực trạng công chứng Việt Nam
1.1. Quá trình hình thành và phát triển hệ thống công chứng
Công chứng là dịch vụ bổ trợ tư pháp (auxiliaire de justice) được người Pháp đưa vào Việt Nam cuối thế kỷ XIX dưới tên gọi là dịch vụ chưởng khế (service de notaire). Tổ chức và hoạt động công chứng trong thời kỳ Pháp thuộc được triển khai theo mô hình Pháp: công chứng viên đảm nhận chức năng giúp cho các giao dịch dân sự có được tính công chính (authenticité), bao gồm tính xác thực về ngày xác lập giao dịch, tính xác thực và hợp pháp về nội dung. Với các tính chất đó, văn bản công chứng (gọi là công chính chứng thư – acte authentique) có giá trị chứng cứ vượt trội (preuve par excellence) và đặc biệt là có hiệu lực bắt buộc thi hành như bản án của toà án. Sự khác biệt đáng chú ý giữa công chứng Việt Nam thời đó và công chứng của Pháp liên quan đến tổ chức văn phòng công chứng và thân phận pháp lý của công chứng viên: trong khi ở Pháp, công chứng viên là người hành nghề tư và văn phòng công chứng là một công ty dân sự (société civile), thì công chứng viên người Pháp ở Việt Nam là công chức của chính quyền thuộc địa và văn phòng công chứng là cơ quan nhà nước.
Sau khi chấm dứt chế độ thực dân và trong thời gian đất nước bị chia cắt, hoạt động công chứng theo mô hình Pháp được duy trì ở miền Nam. Sự sụp đổ của chế độ Sài Gòn vào năm 1975 và việc áp dụng chế độ kinh tế theo mô hình Xô Viết khiến cho tổ chức công chứng theo kiểu Pháp không có đất sống và bị dẹp bỏ. Tuy nhiên, ngay từ những ngày đầu áp dụng chính sách đổi mới sau Đại hội Đảng lần thứ VI, việc xây dựng hệ thống cung ứng dịch vụ công chứng nhanh chóng được nhìn nhận là bức thiết như là biện pháp góp phần bảo đảm sự an toàn cho giao dịch dân sự và thương mại. Các nỗ lực xây dựng hệ thống công chứng nhằm phục phát triển “nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần” được bắt đầu từ Bộ Tư pháp thông qua việc xây dựng và ban hành Thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10/1987.
1.2. Định dạng tổ chức và chức năng công chứng sau khi áp dụng chính sách đổi mới
Trong điều kiện gần như hoàn toàn không có kinh nghiệm liên quan, những người có trách nhiệm kiến tạo nền móng pháp lý ban đầu cho tổ chức và hoạt động công chứng đã tìm hiểu, học hỏi từ mô hình của các nước, đặc biệt là Liên Xô và Pháp. Trong hoàn cảnh đặc thù về chính trị, kinh tế và xã hội, đồng thời đứng trước những vấn đề đặc thù cần giải quyết, hệ thống công chứng Việt Nam đương đại được xây dựng, hoàn thiện cũng theo cách rất đặc thù.
Về tổ chức, công chứng là một thiết chế công chứ không phải là công ty tư nhân như ở Pháp và các nước châu Âu; công chứng viên mang thân phận công chức chứ không phải là người hành nghề tự do.
Về nội dung chức năng công chứng, việc nhận diện những vấn đề bật ra từ thực tiễn mà việc giải quyết cần đến vai trò của công chứng cộng với việc cân nhắc áp dụng kết hợp thành tựu của các nước đã dẫn đến sự hình thành giải pháp rất riêng của công chứng Việt Nam. Chẳng hạn, vào thời kỳ đầu đổi mới, có rất nhiều hồ sơ xin thành lập doanh nghiệp, xin việc làm, xin đoàn tụ gia đình ở nước ngoài, khiếu kiện đòi lại nhà đất bị tịch thu do chính sách cải tạo tư sản,… Các hồ sơ thỉnh nguyện, khiếu kiện nộp cho cơ quan chức năng phải có các giấy tờ minh chứng cho các yêu cầu, đòi hỏi. Các giấy tờ minh chứng bản chính tất nhiên phải được giữ lại, người nộp hồ sơ chỉ nộp bản sao; các giấy tờ lập bằng tiếng Việt nộp cho cơ quan nước ngoài phải được dịch ra tiếng nước ngoài. Để được thừa nhận có giá trị chứng minh, các bản sao cần được chứng thực sao y bản chính; bản dịch cần được xác nhận về tính chính xác của nội dung dịch thuật. Công chứng được cho là cơ quan thoả mãn các yêu cầu khách quan, trung lập, đáng tin cậy và đủ khả năng chuyên môn để đảm nhận vai trò người xác nhận bản sao, bản dịch. Mặt khác, các giao dịch về tài sản, đặc biệt là mua bán nhà ở, cũng bắt đầu tăng mạnh. Vào những năm 1980, mua bán nhà ở được đặt dưới sự quản lý, giám sát của chính quyền: muốn mua và bán, người dân phải làm đơn xin mua, đơn xin bán và việc mua bán phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt mới được coi là hợp lệ. Trong điều kiện quyền sở hữu tư nhân được thừa nhận như là đòn bẫy của kinh tế thị trường, kiểu quản lý mua bán nhà ở đó không phù hợp, cần được thay thế bằng cơ chế vừa mang tính cung ứng dịch vụ tư vấn pháp lý để bảo đảm giao dịch an toàn, vừa mang tính quản lý, giám sát của nhà chức trách đối với sự hình thành chứng cứ về giao dịch nhằm ngăn ngừa tranh chấp. Công chứng nhà nước được cho là cơ quan thích hợp nhất giữ vị trí then chốt trong cơ chế này.
Tóm lại, sự hình thành của dịch vụ công chứng ở Việt Nam gắn liền với các nỗ lực hoàn thiện chế độ pháp lý về bằng chứng của giao dịch, nghĩa là cũng theo đúng logic hình thành và phát triển công chứng ở các nước. Tuy nhiên, giao dịch cần bằng chứng dẫn đến việc khẳng định vai trò của công chứng ở Việt Nam không chỉ là giao dịch dân sự, thương mại như ở các nước mà còn là giao dịch hành chính. Điều đó giải thích việc giao cho công chứng viên chức năng công chứng bản giao giấy tờ và bản dịch văn bản. Bên cạnh đó, trong thời kỳ đầu xây dựng mô hình công chứng Việt Nam, người làm luật còn nghiên cứu vận dụng mô hình của các nước cộng hoà thuộc Liên Xô. Bởi vậy mới có quy định giao cho công chứng viên chứng nhận kháng nghị hàng hải, một công việc của công chứng viên theo pháp luật của Liên bang Nga[1], hoàn toàn xa lạ đối với công chứng của các nước Phương Tây. Công chứng viên của Liên bang Nga cũng được trao quyền chứng nhận bản sao văn bản và bản dịch. Kinh nghiệm này tạo thêm động lực để những người xây dựng khung pháp lý ban đầu cho công chứng Việt Nam mạnh dạn thừa nhận việc chứng nhận bản sao và bản dịch là một phần của chức năng công chứng.
1.3. Các vướng mắc của hệ thống công chứng đang vận hành
Theo thời gian, hệ thống công chứng Việt Nam dần được hoàn thiện cả về tổ chức và hoạt động, vừa tiệm cận các mô hình công chứng tiên tiến, vừa giữ được bản sắc riêng của công chứng Việt Nam. Tuy nhiên, một loạt các vướng mắc gắn với tính đặc thù của mô hình công chứng Việt Nam cũng được đặt ra đối với người làm luật. Có những vướng mắc kéo dài đến nay vẫn gây khó khăn cho hoạt động công chứng: việc chứng nhận bản sao thường xuyên chịu rủi ro bản chính bị làm giả; tình trạng giả mạo cũng được ghi nhận đối với giấy tờ căn cước, đăng ký tài sản; việc kiểm tra năng lực hành vi của bên giao dịch gặp khó khăn do tình trạng mất năng lực hành vi, hạn chế năng lực hành vi không được công bố; việc tổ chức chuyển giao di sản chịu rủi ro bỏ sót người thừa kế, người thừa kế giả, di chúc giả; việc chuyển nhượng tài sản chịu rủi ro bị ngăn chặn hoặc gây khó khăn do có lệnh kê biên hoặc do sự phản đối của chủ nợ có bảo đảm, của đồng chủ sở hữu; bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên chưa được điều chỉnh bằng một chế độ riêng thích ứng;….
Để hoàn thiện khung pháp lý theo tiêu chí bảo đảm tính hợp pháp và an toàn của giao dịch cũng như sự an toàn cho công chứng viên, cần tham khảo mô hình công chứng ở các nước tiền tiến, đặc biệt là mô hình công chứng latinh và đặc biệt hơn nữa là mô hình công chứng của Pháp.
2. Mô hình công chứng la tinh
2.1. Tổ chức[2]
-Công chứng viên
Ở các nước latinh, công chứng viên là người hành nghề tư, không phải là công chức hay viên chức nhà nước. Tuy nhiên, luật trao cho công chứng viên một phần công quyền để thực hiện chức năng nghề nghiệp của mình. Ở Pháp, một phần công quyền có tác dụng làm cho văn bản công chứng có hiệu lực thi hành như một bản án: nếu người có nghĩa vụ không tự nguyện thực hiện nghĩa vụ, thì bên có quyền được phép dựa vào văn bản công chứng yêu cầu cơ quan thi hành án tổ chức cưỡng chế thực hiện nghĩa vụ.
-Văn phòng công chứng
Văn phòng công chứng là nơi làm việc của công chứng viên. Văn phòng được tổ chức theo mô hình doanh nghiệp. Ở Pháp, văn phòng công chứng có thể là doanh nghiệp tư nhân của công chứng viên, với một công chứng viên làm chủ hoặc là công ty dân sự với một công chứng viên sáng lập và các thành viên hợp tác (associé). Từ năm 2016, Luật Macron cải cách tổ chức công chứng, cho phép thành lập văn phòng công chứng dưới hình thức côjng ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần.
2.2. Chức năng của công chứng viên
-Việc công chứng
Công chứng viên ở các nước theo mô hình la tinh, nói riêng ở Pháp, không có chức năng chứng nhận bản sao, bản dịch. Được trao biệt danh “quan toà của các hợp đồng” (magistrat des contrats), công chứng viên có chức năng chính là công chứng hợp đồng về tài sản hay cụ thể hơn nữa là hợp đồng về bất động sản (mua bán, trao đổi, tặng cho, thế chấp,…).
Công chứng viên ở Pháp cũng được giao chức năng công chứng và lưu giữ di chúc; tổ chức việc thanh toán và chuyển giao di sản; công chứng hợp đồng uỷ quyền; công chứng hợp đồng hôn nhân (contrat de mariage); tiếp nhận thoả thuận ly hôn; tổ chức việc thanh toán và phân chia di sản theo thoả thuận giữa những người thừa kế.
-Dịch vụ tư vấn
Ngoài việc cung ứng dịch vụ công chứng, công chứng viên còn có chức năng tư vấn cho khách hàng trong các giao dịch cần được công chứng, đặc biệt là giao dịch mua bán, trao đổi bất động sản[3]. Đối với khách hàng thân thiện, công chứng viên còn có thể cung cấp dịch vụ tư vấn về quản lý sản nghiệp: khách nên mua tài sản nào? Bán tài sản nào? Giá bao nhiêu thì hợp lý? Nên đầu tư vào lĩnh vực nào để sinh lợi nhiều với nghĩa vụ thuế nhẹ nhàng?...
2.3. Giá trị pháp lý của chứng thư công chứng
-Chứng cứ vượt trội[4]
Trong luật của tất cả các nước áp dụng mô hình công chứng latinh, văn bản công chứng được xem là chứng cứ có chất lượng cao hay chứng cứ vượt trội (preuve par excellence). Tuy nhiên, không phải toàn bộ nội dung của văn bản công chứng đều có giá trị chứng cứ như nhau. Luật của Pháp phân biệt giá trị chứng cứ của các yếu tố tạo thành nội dung của văn bản công chứng theo nhiều bật; căn cứ phân biệt là mức độ tham gia của công chứng viên vào việc kiểm soát tính đáng tin cậy của nội dung. Có những nội dung mà bản thân công chứng viên có thể kiểm tra và bảo đảm tính xác thực bằng chính khả năng của mình. Những nội dung này, một khi được ghi nhận trong văn bản công chứng sẽ có giá trị chứng cứ gần như tuyệt đối. Muốn bác bỏ nội dung này, người ta phải tiến hành thủ tục kiện cáo rất phức tạp, gọi là đăng ký giả mạo (inscription de faux) mà cho đến nay, thực tiễn xét xử ghi nhận rất ít vụ thành công. Ví dụ: tính hiện thực (có thật) của việc lập văn bản, chữ ký của các bên, ngày lập văn bản, việc giao nhận tiền diễn ra trước mặt công chứng viên,…
Có những nội dung được các bên giao dịch khai trình, công chứng viên chỉ ghi nhận sau khi kiểm tra các minh chứng. Những nội dung như thế có được suy đoán là đúng sự thật cho đến khi có bằng chứng ngược lại. Điều đó có nghĩa là người nào muốn bác bỏ giá trị chứng cứ của các nội dung này, thì phải kiện ra toà và phải chứng minh điều mình khẳng định. Ví dụ: các bên khai đã giao nhận tiền xong ở một nơi khác và chỉ giao nhận biên nhận tiền trước mặt công chứng viên. Có những nội dung mà công chứng viên chỉ đánh giá theo sự hiểu biết của một người bình thường, rồi ghi nhận trong văn bản công chứng. Những nội dung này có thể bị bác bỏ theo luật chung và công chứng viên không chịu trách nhiệm pháp lý trong trường hợp sự đánh giá chủ quan của mình bị bác bỏ. Ví dụ điển hình là nhận định rằng người lập di chúc tỉnh táo, tự nguyện ở thời điểm lập di chúc.
2.4. Bảo vệ công chứng viên chống rủi ro nghề nghiệp
2.4.1. Các biện pháp phòng ngừa
-Nhận diện rủi ro
Do công chứng viên không có chức năng chứng nhận bản sao nên vấn đề chống rủi ro văn bản pháp lý bằng bản chính bị làm giả không được đặt ra. Công chứng viên chỉ cần được bảo vệ chống những rủi ro gắn liền với hoạt động công chứng giao dịch về tài sản: bảo đảm tính xác thực của giấy tờ căn cước, giấy tờ hộ tịch; bảo đảm làm rõ tình trạng hôn nhân, năng lực hành vi của bên giao dịch; bảo đảm làm rõ tình trạng pháp lý của tài sản giao dịch; bảo đảm tính xác thực của di chúc, tính chính xác về số lượng và lai lịch của người thừa kế.
-Biện pháp ứng phó
Có một thời công nghệ thô sơ, việc làm giả giấy tờ rất khó; rủi ro giấy tờ tuỳ thân, hộ tịch bị làm giả hầu như không ám ảnh nặng nề đối với không chứng viên. Vả lại, công chứng viên có hai loại khách hàng: khách thân quen (clientèle) và khách vãng lai (achalandage). Rủi ro giấy tờ tuỳ thân, hộ tịch bị giả chỉ xuất hiện trong nhóm khách vãng lai. Đối với loại này, ngoài việc làm hết khả năng của bản thân trong việc đánh giá chất lượng giấy tờ, công chứng viên có thể truy vấn đến nguồn cấp phát giấy tờ để xác minh. Đối với khách vãng lai là người nước ngoài, công chứng viên có thể xác minh căn cước thông qua cơ quan lãnh sự của nước mà người đó có quốc tịch.
Việc kiểm tra tình trạng năng lực hành vi, tình trạng hôn nhân ở Pháp được thực hiện một cách rất hiệu quả nhờ hệ thống hộ tịch được tổ chức rất tốt. Theo pháp luật hộ tịch, tất cả các sự kiện hộ tịch đáng chú ý của chủ thể (kết hôn, ly hôn, nuôi con nuôi, mất năng lực hành vi,…) đều được ghi chú vào lề giấy khai sinh được cấp cho công dân. Bởi vậy, khi giao dịch, chủ thể luôn được yêu cầu xuất trình bản trích lục khai sinh gần nhất (được cấp không quá 3 tháng trước thời điểm xác lập giao dịch). Dựa vào thông tin trên giấy khai sinh, công chứng viên biết được tình trạng năng lực hành vi, tình trạng hôn nhân của bên giao dịch, từ đó có những yêu cầu phù hợp (sự đồng ý của vợ, chồng hoặc người đại diện,…) trước khi tiến hành công chứng.
Vấn nạn giấy tờ về tài sản bị làm giả hoàn toàn không tồn tại trong thực tiễn công chứng ở Pháp. Lý do là luật thiết lập sự kết nối hoàn hảo giữa dịch vụ công chứng và các dịch vụ công khác về tài sản, bao gồm dịch vụ đăng ký và thuế. Đối với công chứng viên, giấy tờ về tài sản do đương sự xuất trình chỉ là phương tiện cung cấp thông tin tham chiếu. Công chứng viên có trách nhiệm liên hệ với cơ quan đăng ký tài sản để nắm rõ tình trạng pháp lý của tài sản và có trách nhiệm cung cấp thông tin cho bên giao dịch về tình trạng pháp lý của tài sản, đặc biệt là những ràng buộc như thế chấp, kê biên, địa dịch,… Bên giao dịch dựa vào thông tin được cung cấp và ý kiến tư vấn của công chứng viên để quyết định có nên hay không nên xác lập giao dịch và nếu quyết định xác lập giao dịch thì với những điều kiện như thế nào cho phù hợp.
Liên quan đến việc xác định người có quyền hưởng thừa kế, công chứng viên thường sử dụng dịch vụ của cái gọi là “văn phòng truy tầm gia hệ” (étude généalogique)[5]. Đây là tổ chức nghề nghiệp tư nhân chuyên làm công việc truy tầm tung tích, lai lịch những người thân thuộc của một người (thường là người chết). Việc sử dụng dịch vụ truy tầm gia hệ của người có di sản không chỉ có tác dụng giúp công chứng viên có được kết quả đáng tin cậy về xác định số lượng và lai lịch người thừa kế theo pháp luật của người có di sản. Việc này còn có tác dụng giảm nhẹ trách nhiệm cho công chứng viên về những sai sót trong việc xác định tư cách, số lượng người thừa kế dựa trên kết quả truy tầm người thân thuộc do tổ chức cung ứng dịch vụ chuyên nghiệp về truy tầm gia hệ cung cấp. Rõ hơn, công chứng viên vẫn phải chịu trách nhiệm về việc xác định người thừa kế; nhưng nếu việc xác định này sai do kết quả truy tầm gia hệ sai, thì tổ chức cung ứng dịch vụ truy tầm gia hệ phải chịu trách nhiệm dân sự theo hợp đồng.
2.4.2. Các biện pháp khắc phục
-Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên
Ở tất cả nước áp dụng mô hình công chứng latinh, công chứng viên được bảo hiểm về trách nhiệm nghề nghiệp. Trong trường hợp việc công chứng sai gây thiệt hại cho người khác mà công chứng viên không có lỗi cố ý, thì tổ chức bảo hiểm sẽ đứng ra bồi thường thiệt hại.
Riêng ở Pháp[6], việc bảo hiểm tráchg nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên được tổ chức rất chặt chẽ và mang tính tập thể cao. Việc bảo hiểm được thực hiện bằng việc lập và vận hành quỹ bảo đảm vùng và quỹ bảo đảm trung ương. Quỹ bảo đảm vùng được lập từ việc trích nộp quỹ của các văn phòng công chứng thuộc vùng. Mức trích nộp được ấn định tuỳ theo thu nhập bình quân của văn phòng công chứng trong 2 năm liền trước đó và có thể gia giảm; các văn phòng công chứing có thu nhập thấp được giảm thậm chí miễn nghĩa vụ trích nộp. Quỹ bảo đảm vùng được giữ lại một phần (khoảng 1/5) số lệ phí thu được; phần còn lại được giao nộp cho quỹ bảo đảm trung ương. Quỹ này sẽ chịu trách nhiệm tái phân bổ cho các quỹ bảo đảm vùng tuỳ theo tình hình, để giúp cân đối thu chi của từng quỹ một cách hợp lý.
3. Ý tưởng cải cách chế độ pháp lý về tổ chức và hoạt động công chứng ở Việt Nam
3.1. Định dạng vấn đề nóng
Từ khi ban hành Luật Công chứng năm 2006 đến nay đã 15 năm, công chứng Việt Nam vẫn đang trong lộ trình xã hội hoá (hay đúng hơn, tư nhân hoá). Hiện vẫn tồn tại song song các phòng công chứng của Nhà nước và các văn phòng công chứng tư nhân. Dẫu sao, sự phân biệt về thân phận công chứng viên công hay tư trong mối quan hệ với nhà chức trách, cũng như trong mối quan hệ với người có yêu cầu công chứng hầu như không có. Công chứng viên dù công hay tư đều được Nhà nước đối xử như nhau trong quan hệ nghiệp vụ công chứng. Người có yêu cầu công chứng, về phần mình, sử dụng dịch vụ của tổ chức công chứng nào cho mình nhiều tiện lợi nhất. Các vấn đề nóng đặt ra trong khuôn khổ hoàn thiện tổ chức và hoạt động công chứng chủ yếu xoay quanh việc định dạng chức năng của công chứng viên cho hợp lý và việc bảo đảm an toàn cho công chứng viên trước những rủi ro nghề nghiệp để công chứng viên yên tâm thực hiện công việc của mình nhằm phục vụ khách hàng với hiệu quả cao nhất.
3.2. Xác định lại chức năng của công chứng viên
-Không chứng nhận bản sao, bản dịch
Việc giao cho công chứng viên chứng nhận bản sao và bản dịch, như đã nói, xuất phát từ yêu cầu đặc thù của hoàn cảnh kinh tế, xã hội thời kỳ đầu đổi mới. Thoạt tiên, công việc này được cho là đơn giản, không mất nhiều thời gian và có tác dụng bảo đảm thu nhập cho tổ chức công chứng ở một mức nào đó. Nhưng theo thời gian, nạn làm giả giấy tờ, văn bản ngày càng tăng và tinh vi. Việc chứng nhận bản sao, bản dịch dần trở thành công việc chứa đựng nhiều rủi ro. Đến lúc nào đó, rủi ro gây ra thiệt hại thậm chí lớn hơn lợi ích vật chất mang lại cho tổ chức công chứng và công chứng viên. Rất nhiều biện pháp đã được triển khai để giúp công chứng viên ngăn chặn, phát hiện giấy tờ giả; tuy nhiên, tất cả đều mang tính đối phó và bị động, không tạo được sự an tâm cho công chứng viên.
Cần nhấn mạnh rằng, ngoài Việt Nam và Liên bang Nga, không có nước nào xây dựng tổ chức công chứng chuyên nghiệp mà lại giao cho công chứng viên trách nhiệm chứng nhận bản sao, bản dịch theo yêu cầu của khách hàng. Bởi vậy, để hoàn thiện hệ thống công chứng theo hướng hội nhập quốc tế và đặc biệt là để loại trừ rủi ro công chứng giấy tờ giả, cần mạnh dạn loại bỏ việc chứng nhận bản sao, bản dịch như là một phần chức năng nghề nghiệp của công chứng viên. Đúng hơn, nên quy định việc chứng nhận bản sao, bản dịch là việc mà công chứng viên có thể thực hiện một cách tuỳ nghi và có quyền từ chối một khi cảm thấy nghi vấn về tính xác thực của bản chính.
Chức năng chính của công chứng viên nên được xác định lại trên cơ sở tham khảo kinh nghiệm của các nước áp dụng mô hình công chứng latinh: công chứng viên có chức năng công chứng hợp đồng về tài sản, đặc biệt là bất động sản; thoả thuận về quan hệ tài sản của vợ chồng; thừa kế tài sản;…
3.3. Hoàn thiện các biện pháp bảo vệ công chứng viên nhằm phòng, chống rủi ro nghề nghiệp
-Nạn giấy tờ tuỳ thân giả
Các giấy tờ tuỳ thân chính của công dân Việt Nam như thẻ căn cước công dân và hộ chiếu đang trong lộ trình thay đổi sang loại giấy tờ có gắn chip điện tử. Với loại giấy mới này, nguy cơ giả mạo căn cước hầu như sẽ biến mất.
-Vấn đề kiểm tra năng lực hành vi
Công chứng viên không thể hỏi khách hàng một cách rất thiếu tế nhị liệu khách hàng có bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi. Trong khung cảnh luật hiện hành, muốn tìm hiểu tình trạng năng lực hành vi của khách, thì công chứng viên phải hỏi toà án nơi cư trú của đương sự; trong trường hợp đương sự từng cư trú ở nhiều nơi thì phải hỏi toà án ở từng nơi mà đương sự đã từng cư trú. Hẳn cần có quy định về việc toà án phải đáp ứng yêu cầu của văn phòng công chứng về việc cung cấp thông tin liên quan đến khách hàng theo mô hình cung ứng dịch vụ công có thu phí.
Nhắc lại rằng ở Pháp, các đặc điểm về hộ tịch của công dân đều được ghi nhận trên giấy khai sinh: các chi tiết về sinh của công dân được ghi nhận trong phần chính của giấy khai sinh; các nội dung khác như kết hôn, ly hôn, nhận con nuôi, mất hoặc hạn chế năng lực hành vi,… được ghi chú bên lề giấy khai sinh. Đây có thể coi là cách hữu hiệu nhất để công khai tình trạng hộ tịch, đặc biệt là tình trạng năng lực hành vi của một người. Cần sửa đổi Luật hộ tịch theo hướng vận dụng kinh nghiệm của Pháp vào Việt Nam.
Cũng có thể tận dụng khả năng tích hợp thông tin của thẻ căn cước công dân có gắn chip điện tử: các thông tin hộ tịch, năng lực hành vi của công dân được nạp vào cơ sở dữ liệu quốc gia. Chỉ cần sử dụng thẻ căn cước công dân là nắm được toàn bộ thông tin về lai lịch, lịch sử đi lại, hộ tịch và năng lực hành vi của công dân.
-Vấn đề kiểm tra giấy tờ gốc về tài sản và làm rõ tình trạng pháp lý của tài sản
Nạn giấy tờ giả về tài sản và khó khăn trong việc xác định tình trạng pháp lý của tài sản, trên nguyên tắc, có thể được khắc phục một cách dễ dàng bằng cách hoàn thiện hệ thống đăng ký tài sản và kết nối dịch vụ công chứng với các dịch vụ đăng ký tài sản thành một chuỗi cung ứng dịch vụ công phục vụ cho người dân trong giao dịch liên quan đến tài sản có đăng ký. Cụ thể, khi người dân đến văn phòng công chứng yêu cầu công chứng giao dịch chuyển nhượng bất động sản, thì văn phòng đảm nhận vai trò cung ứng dịch vụ một cửa: văn phòng tiếp nhận hồ sơ, chịu trách nhiệm xác minh về tình trạng pháp lý của tài sản tại cơ quan đăng ký quyền sử dụng đất và cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm; sau khi công chứng giao dịch, thì văn phòng chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục sang tên và nhận giấy hồng, sổ đỏ giao lại cho bên nhận chuyển nhượng.
-Vấn đề xác định người thừa kế
Việc xác định số lượng và lai lịch người thừa kế được thực hiện trong thực tiễn công chứng theo kiểu đối phó. Theo khoản 3 Điều 57Luật Công chứng, công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản. Điều luật cũng quy định rằng nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ (đúng ra là có nghi vấn) cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định.
Luật không quy định rõ phạm vi nội dung xác minh và giám định. Tuy nhiên, do công chứng viên phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của nội dung văn bản công chứng, việc công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản chỉ có thể được thực hiện một khi công chứng viên đã nắm chắc các thông tin về thiết về người hưởng di sản: tư cách, số người hưởng di sản, phần di sản được hưởng,... Trên thực tế, việc xác minh không đơn giản trong rất nhiều trường hợp, vì nhiều lý do khác nhau. Có lẽ vì thế mà người làm luật đặt ra thủ tục mang tính hỗ trợ đối với công tác xác minh của công chứng viên – thủ tục niêm yết việc thụ lý văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, tại Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 19/3/2015
“Điều 18. Niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản
1. Việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản phải được niêm yết trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày niêm yết. Việc niêm yết do tổ chức hành nghề công chứng thực hiện tại trụ sở của Ủy ban nhân cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản; trường hợp không xác định được nơi thường trú cuối cùng thì niêm yết tại nơi tạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó.
Trường hợp di sản gồm cả bất động sản và động sản hoặc di sản chỉ gồm có bất động sản thì việc niêm yết được thực hiện theo quy định tại Khoản này và tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có bất động sản.
Trường hợp di sản chỉ gồm có động sản, nếu trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng và nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản không ở cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì tổ chức hành nghề công chứng có thể đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản thực hiện việc niêm yết”.
Điều luật chỉ tập trung quy định về thủ tục, thể thức niêm yết, không quy định về giá trị pháp lý của việc niêm yết. Thông thường, việc niêm yết chỉ mang ý nghĩa công khai một sự việc chứ không ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ gắn liền với sự kiện ấy. Hết thời hạn niêm yết việc thụ lý công chứng liên quan đến thừa kế thì công chứng viên tiến hành công chứng; nhưng quyền khởi kiện để tranh chấp về thừa kế vẫn tồn tại và chỉ bị chi phối theo quy định về thời hiệu khởi kiện về thừa kế.
Nói chung, công chứng viên phải làm tất cả những gì có thể theo khả năng, trách nhiệm và trong điều kiện hệ thống kiểm tra, xác minh còn yếu kém, để bảo đảm việc chuyển giao di sản tuân thủ các nguyên tắc được thiết lập trong Bộ luật Dân sự. Chắc chắn đã, đang và sẽ có những trường hợp sử dụng giấy tờ giả để minh chứng cho quyền hưởng di sản, bỏ sót người thừa kế theo pháp luật, bỏ sót di chúc có giá trị và có hiệu lực,... Luật không quy định rõ trách nhiệm của công chứng viên trong trường hợp có người bị thiệt hại do sai sót trong công chứng chuyển giao di sản. Thực tiễn xét xử có xu hướng thừa nhận rằng một mặt, bên khởi kiện tranh chấp về thừa kế có trách nhiệm chứng minh đòi hỏi của mình là có cơ sở; mặt khác, công chứng viên có trách nhiệm chứng minh mình không có lỗi trong việc để xảy ra sai sót dẫn đến thiệt hại cho người được thừa nhận có quyền hưởng di sản.
Trong thời kỳ Pháp thuộc, dịch vụ truy tầm gia hệ không được triển khai như là biện pháp xác định số lượng và lai lịch người thừa kế. Mặt khác, hệ thống hộ tịch theo kiểu Pháp được tổ chức nhưng chưa bao phủ được toàn bộ dân cư trên lãnh thổ quốc gia, khiến cho việc xác định quan hệ thân thuộc dựa vào giấy tờ hộ tịch gặp khó khăn. Công chứng viên phải tự mình xoay sở để giải quyết vấn đề xác định người thân thuộc, người thừa kế. Một trong những biện pháp được công chứng viên sử dụng là yêu cầu những người lớn tuổi và được kính trọng ở nơi cư trú của người có di sản lập một tờ khai theo thể thức long trọng trước nhà chức trách làng xã về gia hệ của người có di sản, gọi là tờ tông chi (acte de notoriété de généalogie). Trong hoàn cảnh đất nước hoà bình, con người ít di chuyển tha phương cầu thực, người trong chòm xóm biết rõ về gia đình của nhau, việc khai tông chi theo cách nói trên được cho là có tác dụng thiết lập bằng chứng đáng tin cậy về số lượng và lai lịch người thừa kế theo pháp luật của người có di sản. Có thể quy định cho phép công chứng viên sử dụng biện pháp này để xác minh về tung tích, số lượng người thừa kế trong trường hợp cần thiết. Nếu người có di sản đã từng cư trú ở nhiều nơi, thì cho lập tờ khai tông chi tại các nới cư trú khác nhau.
-Làm rõ “giá trị chứng cứ” của văn bản công chứng
Luật hiện hành chỉ thừa nhận một cách chung chung về giá trị chứng cứ của văn bản công chứng, không phân biệt tuỳ theo mức độ can thiệp của công chứng viên vào nội dung, hình thức của văn bản. Bởi vậy, công chứng viên, với tư cách người chịu trách nhiệm về tính xác thực của nội dung văn bản công chứng, phải chịu trách nhiệm như nhau đối với toàn bộ nội dung, kể cả những nội dung mà công chứng viên không có điều kiện hoặc không có khả năng chuyên môn để kiếm chứng, đánh giá về tính xác thực.
Để có được giải pháp công bằng đối với vấn đề trách nhiệm của công chứng viên về tính xác thực của văn bản công chứng, cần tính đến vai trò và khả năng của công chứng việc trong việc kiểm chứng, đánh giá từng sự kiện, lời khai được ghi nhận trong văn bản công chứng. Tư tưởng chủ đạo là công chứng viên chỉ thực sự nhận lãnh toàn bộ trách nhiệm về những nội dung mà bản thân có điều kiện và có khả năng đánh giá về tính xác thực, hợp pháp. Nên nghiên cứu kỹ kinh nghiệm của Pháp và có biện pháp vận dụng thích hợp./.
VIỆN SĨ, PGS.TS. NGUYỄN NGỌC ĐIỆN
Trường Đại học Kinh tế _ Luật, Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh.
[1] Theo Luật công chứng Cộng hoà Liên bang Nga Điều 35 khoản 17, công chứng viên ghi nhận khai trình kháng nghị hàng hải.
[2] Xem: PILLEBOUT (Jean- François) và YAIGRE (Jean), Droit professionnel notarial, nxb LexisNexis, Paris, 2015, tr. 17 và kế tiếp.
[3] Công chứng viên có trách nhiệm thực hiện tư vấn với đầy đủ sự mẫn cán của người cung ứng dịch vụ chuyên nghiệp. Có trường hợp để hiểu rõ về hiện trạng của bất động sản, công chứng viên phải đến tận nơi toạ lạc bất động sản để khảo sát, thậm chí ở lại qua đêm để trải nghiệm, nếu cần.
[4] Xem MAZEAUD (Henri, Léon và Jean) và CHABAS (François), Leçons de droit civil, tập I quyển 1, Nxb. Montchrestien, Paris, 1986, tr. 496 và 497.
[5] Xem, ví dụ: SAGNES (Sylvie), « De terre et de sang. La passion généalogique », Terrain, Revue d’ethnologie de l’Europe, n° 25, 1995, tr. 125-146; MERGNAC (Marie-Odile), La Généalogie. Une passion française, Paris, Autrement, 2003.
[6] Xem: PILLEBOUT (Jean- François) và YAIGRE (Jean), Droit professionnel notarial, nxb LexisNexis, Paris, 2015, tr. 157 đến 161.
