Tóm tắt: Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc hiện đại hóa phương thức quản lý, bao gồm quản lý hoạt động khoa học để lĩnh vực quan trọng này ngày một phát triển hiệu quả hơn. Bài viết phân tích thực trạng và đề xuất các nhóm giải pháp nhằm tối ưu hóa công tác quản lý hoạt động khoa học và công nghệ (KH&CN) dựa trên nền tảng số hóa. Mục tiêu hướng tới là nâng cao tính minh bạch, giảm thiểu thủ tục hành chính và tối ưu hóa nguồn lực nghiên cứu.
Từ khoá: Cơ sở pháp lý, hoạt động khoa học, chuyển đổi số.
Ảnh minh họa - TL
Quản lý hoạt động khoa học truyền thống bộc lộ nhiều hạn chế như quy trình thủ tục thủ công, dữ liệu phân tán và thiếu tính liên thông. Chuyển đổi số không chỉ là việc ứng dụng công nghệ thông tin mà là sự thay đổi mang tính hệ thống về phương thức vận hành, tư duy quản lý và văn hóa nghiên cứu.
Ý nghĩa quan trọng của chuyển đổi số trong lĩnh vực KH&CN
Là bởi các yếu tố sau:
- Tốc độ của sự thay đổi: Chuyển đổi số đang diễn ra ngày một phổ biến ở mọi lĩnh vực, do đó nếu không nhanh chóng thực hiện chuyển đổi số thì hoạt động thông tin KH&CN truyền thống trở nên trì trệ, lạc hậu. Tính chất không biên giới của chuyển đổi số cũng khiến các tổ chức thông tin KH&CN Việt Nam gặp phải sự cạnh tranh mạnh mẽ ngay tại Việt Nam bởi các doanh nghiệp, tổ chức nước ngoài vốn có tiềm lực rất mạnh cùng với kinh nghiệm nhiều năm về lĩnh vực thông tin KH&CN.
- Cạnh tranh số: Với sự thâm nhập của công nghệ số, mô hình truyền thống trong xuất bản và cung cấp dịch vụ thông tin đang chịu nhiều áp lực ngày càng tăng của các doanh nghiệp khởi nghiệp số.
- Thay đổi kỳ vọng: Kỳ vọng của các nhà khoa học, người dùng tin về truy cập và sử dụng các tiện ích thông tin KH&CN mới dạng số ngày càng cao hơn, đòi hỏi phải chuyển đổi số để đáp ứng kỳ vọng đó.
- Thay đổi cách thức truy cập và trải nghiệm người dùng: Mọi người có thể truy cập thông tin/tri thức mọi lúc, mọi nơi. Sự thay đổi mang tính cách mạng này đòi hỏi các tổ chức thông tin phải thay đổi cách thức làm việc, vượt ra ngoài khuôn khổ của các bức tường vật lý để cung cấp các dịch vụ nhanh chóng, chất lượng tới khách hàng.
Chuyển đổi số thúc đẩy các tổ chức thông tin KH&CN áp dụng các công nghệ mới trong việc tạo ra và cung ứng các dịch vụ của mình. Việc áp dụng các ứng dụng mới này sẽ cho phép các tổ chức liên kết với nhau trên phạm vi quốc gia và quốc tế, cùng hướng tới các mục tiêu chung. Điều này cho phép các tổ chức thông tin cung cấp quyền truy cập vào các nguồn tin KH&CN tốt hơn và nhanh chóng hơn.
Chuyển đổi số chắc chắn sẽ tác động đến vai trò của các chuyên gia thông tin. Họ sẽ cần phải học các kỹ năng mới để có thể thực hiện các công nghệ mới trong quá trình nghiên cứu và tạo ra các dịch vụ thông tin sáng tạo. Những tiến bộ trong quản lý dữ liệu số sẽ giúp tìm kiếm chủ đề thông tin chính xác hơn, đồng thời cho phép các tổ chức thông tin quản lý và thể hiện các tài nguyên thông tin hiệu quả hơn. Tất cả những tiến bộ đó đều yêu cầu các chuyên gia thông tin phải nắm bắt và sử dụng thành thạo các công nghệ số liên quan.
Ảnh hưởng của chuyển đổi số trong quản lý hoạt động khoa học
Chuyển đổi số mang lại những ảnh hưởng to lớn, toàn diện, tích cực và cả thách thức đến công tác quản lý hoạt động khoa học, giúp thay đổi căn bản từ phương thức quản trị truyền thống sang mô hình hiện đại dựa trên dữ liệu. Những ảnh hưởng cụ thể được phân chia theo từng nhóm tác động sau đây:
1. Tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu suất:
- Tự động hóa hành chính: Các quy trình đăng ký, xét duyệt đề tài, báo cáo tiến độ và nghiệm thu được thực hiện trực tuyến, loại bỏ đáng kể thủ tục giấy tờ thủ công.
- Rút ngắn thời gian xử lý: Giảm thiểu thời gian chờ đợi luân chuyển hồ sơ giữa các hội đồng và cơ quan quản lý nhờ xử lý trên các nền tảng số liên thông.
- Tiết kiệm nguồn lực: Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ vật lý và chi phí đi lại của các nhà khoa học lẫn cán bộ quản lý.
2. Minh bạch hóa và nâng cao chất lượng thẩm định:
- Quản lý dữ liệu tập trung: Toàn bộ hồ sơ nghiên cứu, lý lịch khoa học và sản phẩm công bố được đồng bộ hóa trên Cơ sở dữ liệu Quốc gia về Khoa học và Công nghệ.
- Công bằng trong đánh giá: Tránh trùng lặp các đề tài nghiên cứu nhờ các công cụ đối soát dữ liệu và phân tích tự động.
- Lựa chọn chuyên gia chính xác: Sử dụng thuật toán và hệ thống quản lý dữ liệu lớn để tìm kiếm, phân công chuyên gia phản biện phù hợp nhất với đúng chuyên môn sâu.
3. Thúc đẩy kết nối và phát triển hệ sinh thái nghiên cứu:
- Xóa bỏ rào cản địa lý: Các nhà quản lý, nhà khoa học và các tổ chức nghiên cứu có thể dễ dàng trao đổi, họp hội đồng trực tuyến.
- Mở rộng kho tri thức: Phát triển thư viện số và chính sách truy cập mở (Open Access) giúp dữ liệu khoa học được chia sẻ rộng rãi, hỗ trợ hoạt động nghiên cứu tiếp nối.
- Gắn kết thị trường: Giúp kết nối nhanh chóng giữa kết quả nghiên cứu của các viện, trường với nhu cầu ứng dụng thực tế của doanh nghiệp.
4. Thách thức đặt ra trong công tác quản lý:
- Bảo mật và an toàn thông tin: Nguy cơ rò rỉ các phát minh, sáng chế và dữ liệu nghiên cứu quan trọng trên không gian mạng.
- Áp lực về hạ tầng và kinh phí: Đòi hỏi nguồn vốn đầu tư lớn để xây dựng hệ thống phần mềm, máy chủ và đường truyền đồng bộ.
- Rào cản từ thói quen con người: Đội ngũ cán bộ quản lý và các nhà khoa học lớn tuổi đôi khi gặp khó khăn trong việc thích ứng nhanh với các công nghệ số mới.
Nội dung quản lý hoạt động khoa học
Hoạt động nghiên cứu khoa học có đặc thù riêng với tính mới, tính rủi ro và độ trễ về mặt thời gian. Do đó, công tác quản lý đóng vai trò định hướng và tối ưu hoá các nguồn lực có hạn nhằm đạt được hiệu quả tối đa. Hiểu rõ những nội dung cơ bản trong quản lý hoạt động khoa học không chỉ giúp các nhà quản lý vận hành bộ máy trơn tru mà còn tạo môi trường thuận lợi cho các nhà khoa học phát huy hết tiềm năng sáng tạo.
Sau đây là những nội dung chính trong quản lý hoạt động khoa học:
1. Quản lý định hướng và kế hoạch:
- Xây dựng chiến lược: Định hướng phát triển khoa học và công nghệ (KH&CN) dài hạn, trung hạn.
- Lập kế hoạch: Xây dựng danh mục và kế hoạch nghiên cứu khoa học hằng năm.
- Ban hành quy chế: Lập hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn và tiêu chuẩn đạo đức (liêm chính học thuật) trong nghiên cứu.
2. Quản lý các nhiệm vụ và đề tài nghiên cứu:
- Tuyển chọn và phê duyệt: Tổ chức đề xuất, xét duyệt và đấu thầu để giao đề tài cho cá nhân hoặc tổ chức chủ trì.
- Giám sát tiến độ: Kiểm tra định kỳ quy trình thực hiện, nội dung chuyên môn và tiến độ giải ngân của đề tài.
- Đánh giá và nghiệm thu: Tổ chức hội đồng khoa học để thẩm định, đánh giá mức độ hoàn thành và công bố kết quả nghiên cứu.
3. Quản lý nguồn lực (Nhân lực và Tài chính):
- Phát triển nhân lực: Đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng cho đội ngũ nghiên cứu; thu hút chuyên gia giỏi.
- Quản lý tài chính: Phân bổ, cấp phát ngân sách và kiểm soát quyết toán kinh phí cho các chương trình, đề tài.
- Hạ tầng kỹ thuật: Quản lý và đầu tư phòng thí nghiệm, trang thiết bị và hệ thống thông tin phục vụ khoa học.
4. Quản lý ứng dụng và sở hữu trí tuệ:
- Bảo hộ sở hữu trí tuệ: Đăng ký bản quyền, sáng chế và giải pháp hữu ích từ kết quả nghiên cứu.
- Chuyển giao công nghệ: Thương mại hóa kết quả nghiên cứu, đưa các đề tài ứng dụng trực tiếp vào sản xuất và đời sống.
- Lưu trữ dữ liệu: Thống kê, xây dựng cơ sở dữ liệu về các công trình và kết quả khoa học.
Thực trạng công tác quản lý hoạt động khoa học hiện nay
Chúng ta thường nói về khát vọng đổi mới sáng tạo và đưa đất nước bứt phá nhờ vào khoa học công nghệ. Thế nhưng, một ý tưởng khoa học xuất sắc có được đưa vào đời sống hay không, một công trình nghiên cứu có phát huy được hết giá trị hay không, phần lớn lại phụ thuộc vào cơ chế quản lý vận hành nó.
Nhìn thẳng vào thực trạng hiện nay, bên cạnh những bước tiến về chuyển đổi số và đơn giản hóa thủ tục, công tác quản lý hoạt động khoa học vẫn mang nặng tính hành chính hóa, thiếu tính linh hoạt và chưa thực sự lấy nhà khoa học làm trung tâm. Điều này đặt ra yêu cầu cấp bách phải nhìn nhận lại một cách toàn diện thực trạng quản lý hiện nay để tìm ra hướng đi mới đột phá hơn.
Từ góc độ cơ chế, chính sách, có thể ghi nhận nhiều nỗ lực đổi mới mang tính đột phá, nhưng vẫn tồn tại những “điểm nghẽn” cốt lõi cần tháo gỡ để khoa học, công nghệ thực sự là động lực chính của tăng trưởng kinh tế.
Dưới đây là một số khái quát về thực trạng này:
1. Những kết quả và chuyển biến tích cực:
- Chuyển dịch tư duy quản lý: Cơ chế quản lý đang chuyển đổi mạnh mẽ từ “tiền kiểm” (kiểm soát chặt chẽ đầu vào, quy trình) sang “hậu kiểm” (đo lường bằng hiệu quả thực tiễn, năng suất và đóng góp kinh tế).
- Định hướng theo sản phẩm cuối cùng: Các nhiệm vụ khoa học công nghệ dần được giao theo “bài toán cụ thể”, gắn trực tiếp với năng lực cạnh tranh và quản lý tập trung trên nền tảng số quốc gia.
- Thúc đẩy tự chủ: Các chính sách mới tiếp tục đẩy mạnh quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm của các tổ chức khoa học công nghệ công lập.
- Kiến tạo hành lang pháp lý mới: Hệ thống văn bản đang được sửa đổi theo tinh thần các Nghị quyết mới của Bộ Chính trị nhằm cởi trói tư duy, đặc biệt là dự thảo Luật Khoa học, Công nghệ và Đổi mới sáng tạo.
2. Những tồn tại và "điểm nghẽn" về cơ chế, chính sách:
Mặc dù đã có nhiều nỗ lực, nhưng cơ chế chính sách hiện hành vẫn bộc lộ những bất cập gây rào cản cho hoạt động khoa học:
- Cơ chế tài chính chưa phù hợp với tính đặc thù: Quy định về lập dự toán, cấp phát và quyết toán kinh phí nghiên cứu vẫn mang nặng tính hành chính hóa. Ranh giới giữa rủi ro trong nghiên cứu khoa học và sai phạm tài chính chưa rõ ràng, khiến nhà khoa học e ngại không dám nhận các đề tài lớn.
- Quy trình thủ tục hành chính rườm rà: Thủ tục đấu thầu, mua sắm trang thiết bị và phê duyệt đề tài tốn nhiều thời gian, làm giảm tính thời sự và chậm trễ tiến độ ứng dụng của các sản phẩm công nghệ.
- Chính sách đãi ngộ chưa đủ sức hút: Lương, phụ cấp và thu nhập tăng thêm của các nhà khoa học tại cơ sở công lập còn thấp. Cơ chế vinh danh và đãi ngộ vượt trội cho các chuyên gia đầu ngành hay nguồn lực trí thức kiều bào vẫn chưa đồng bộ.
- Vướng mắc trong thương mại hóa: Cơ chế phân chia lợi ích, định giá tài sản trí tuệ hình thành từ ngân sách nhà nước còn phức tạp, làm nghẽn dòng chảy đưa kết quả nghiên cứu từ phòng thí nghiệm ra thị trường.
- Độ trễ trong bảo hộ sở hữu trí tuệ: Việc xử lý đơn đăng ký xác lập quyền sở hữu công nghiệp thường xuyên quá tải và có độ trễ lớn, ảnh hưởng đến quyền lợi của các nhà sáng chế.
3. Định hướng hoàn thiện cơ chế trong thời gian tới:
Để giải quyết triệt để các tồn tại, các cơ quan quản lý đang tập trung vào các định hướng:
- Đồng bộ hóa pháp luật: Sửa đổi Luật Khoa học và Công nghệ gắn liền với tháo gỡ các quy định chồng chéo tại Luật Ngân sách nhà nước, Luật Đấu thầu, và Luật Quản lý, sử dụng tài sản công.
- Áp dụng cơ chế khoán chi: Đẩy mạnh cơ chế khoán kinh phí đến sản phẩm cuối cùng nhằm giải phóng nhà khoa học khỏi gánh nặng hóa đơn, chứng từ.
- Xây dựng thể chế vượt trội: Chấp nhận nguyên tắc rủi ro trong nghiên cứu khoa học và tạo lập các khung chính sách thử nghiệm (sandbox) cho các công nghệ mới.
Giải pháp hoàn thiện cơ chế chính sách quản lý hoạt động khoa học trong kỷ nguyên số
Kỷ nguyên số với sự bùng nổ của AI, dữ liệu lớn và chuỗi khối đang định hình lại toàn bộ nền khoa học toàn cầu. Để không bị tụt hậu và tạo đòn bẩy cho khoa học cất cánh, việc đổi mới căn bản cơ chế quản lý khoa học - công nghệ và hệ thống chính sách cần tập trung vào 4 nhóm giải pháp trọng tâm:
1. Số hóa toàn diện quy trình quản lý: Bao gồm: Xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia đồng bộ về KH&CN; Áp dụng dịch vụ công trực tuyến cho việc nộp, xét duyệt đề tài; Sử dụng công nghệ Blockchain để minh bạch hóa việc cấp kinh phí; Luật hóa việc nộp, phê duyệt và báo cáo đề tài hoàn toàn qua môi trường mạng; Thừa nhận tính pháp lý của chữ ký số và hợp đồng điện tử trong nghiên cứu; Xây dựng quy chuẩn định danh điện tử thống nhất cho các nhà khoa học; Thực hiện hệ thống trực tuyến gồm triển khai nộp hồ sơ, bình duyệt và theo dõi tiến độ đề tài hoàn toàn trên không gian mạng; Thực hiện hợp đồng điện tử và chữ ký số nhằm cắt giảm tối đa thời gian luân chuyển chứng từ giấy trong phê duyệt và quyết toán tài chính.
2. Đổi mới tư duy và cơ chế tài chính: Với việc thực hiện các giải pháp: Chuyển từ cơ chế “khoán chi từng mục” sang “khoán chi đến sản phẩm cuối cùng”; Chấp nhận rủi ro và độ trễ trong nghiên cứu khoa học đỉnh cao; Đơn giản hóa tối đa thủ tục hoàn công và quyết toán thuế; Áp dụng phương thức khoán chi đến sản phẩm cuối cùng dựa trên bằng chứng số; Hợp pháp hóa việc sử dụng hóa đơn điện tử và chứng từ số trong thanh quyết toán; Xây dựng quỹ mở rộng hỗ trợ các dự án thử nghiệm công nghệ mới (Sandbox).
3. Hoàn thiện khung pháp lý về công nghệ mới: Bao gồm: Ban hành khung pháp lý thử nghiệm (Sandbox) cho các công nghệ mới nổi; Siết chặt quy định bảo hộ quyền tác giả đối với các sản phẩm tạo ra từ AI; Xây dựng tiêu chuẩn đạo đức nghiêm ngặt trong nghiên cứu số hóa; Ban hành quy định bắt buộc cập nhật dữ liệu vào hệ thống CSDL quốc gia về KH&CN; Xây dựng khung pháp lý về "Dữ liệu mở" để các bên dễ dàng tiếp cận, tái sử dụng; Quy định rõ trách nhiệm bảo mật và phân quyền khai thác dữ liệu.
Áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) nhằm hỗ trợ tự động phân loại đề tài, phát hiện trùng lặp và gợi ý chuyên gia phản biện phù hợp. Áp dụng Blockchain trong việc bảo mật tuyệt đối minh chứng khoa học, chống gian lận học thuật và minh bạch hóa quá trình giải ngân vốn. Sử dụng dữ liệu lớn (Big Data) để dự báo các xu hướng nghiên cứu tiên phong để ưu tiên phân bổ ngân sách.
4. Đổi mới tư duy và nâng cao năng lực đội ngũ: Tăng cường đào tạo kỹ năng số nhằm nâng cao năng lực khai thác công cụ số cho cả cán bộ quản lý và các nhà khoa học. Xây dựng cơ chế khuyến khích “khoa học mở" (Open Science) để tối ưu hóa hiệu quả tái sử dụng tài nguyên tri thức. Đào tạo kỹ năng khai thác dữ liệu cho quản lý. Tập huấn sử dụng các công cụ số cho nghiên cứu sinh. Thay đổi tư duy từ "quản lý hành chính" sang "hỗ trợ sáng tạo". Thực hiện chính sách đãi ngộ vượt trội cho các nhà khoa học đầu ngành. Mở rộng quyền tự chủ tối đa cho các viện nghiên cứu, trường đại học. Khuyến khích chuyên gia quốc tế và kiều bào tham gia nghiên cứu trong nước. Thiết lập hệ thống trục tích hợp dữ liệu dùng chung về nhân lực, ngân hàng ý tưởng và kết quả nghiên cứu. Kết nối dữ liệu giữa các viện nghiên cứu, trường đại học và cơ quan quản lý nhà nước.
Chuyển đổi số trong quản lý hoạt động khoa học là một lộ trình dài hạn và mang tính chiến lược. Việc thực hiện đồng bộ các giải pháp từ hạ tầng công nghệ, quy trình số hóa đến phát triển con người sẽ tạo ra động lực mới, giải phóng sức sáng tạo của đội ngũ nghiên cứu và nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia.
TS Đặng Xuân Thông
---------------------------------------------
Tài liệu tham khảo:
- Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.
- Luật Chuyển đổi số và Luật Trí tuệ nhân tạo (được Quốc hội thông qua tháng 12/2025).
- Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt "Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030".
- Nghị định số 249/2025/NĐ-CP ngày 19/9/2025 của Chính phủ quy định cơ chế, chính sách thu hút chuyên gia khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số.
- Thông tư số 22/2025/TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định về thu thập, cập nhật, kết nối, chia sẻ, quản lý, khai thác, sử dụng dữ liệu trên Hệ thống thông tin quốc gia về khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo.
